Sevira P. Landsberg, holicon Beratergruppe: „Führungskräfte sollten heute ‚Atmosphärenmanager’ sein“

Sevira Patricia Landsberg, sevira Consult

Sie ist ehemalige Leistungssportlerin, zertifizierte Trainerin für Leadership und wurde 2016 von FOCUS und XING als „Top-Coach 2016“ ausgezeichnet: Sevira Patricia Landsberg setzt in ihren Coachings neue Impulse für zeitgemäße Führungs- und Kommunikationskultur und bringt über 20 Jahre Erfahrung in Marketing, Vertrieb und Geschäftsstellenleitung im Bankensektor mit.

Auf der iafob-Jahrestagung 2018 am 22. November 2018 in Bern spricht sie über die Rolle der Führung in einer offenen Arbeitswelt. Wir befragten sie hierzu vorab.

IAFOB:
Frau Landsberg, „Aufforderung zum Tanz auf neuem Terrain – die Rolle der Führung in einer offenen Arbeitswelt“ ist der Titel Ihres Vortrags auf der iafob deutschland Jahrestagung 2018. Wollen Sie damit ausdrücken, dass Führung abhängig ist von der räumlichen Gestaltung?

SEVIRA P. LANDSBERG:
Ich bin davon überzeugt, dass Führungskräfte heute gut beraten sind, den Raum in ihre Führungstätigkeit noch bewusster mit einzubeziehen. Gerade wenn in den modernen offenen Arbeitswelten die gewohnten Bürowände nicht mehr da sind, ergeben sich völlig neue atmosphärische Bedingungen und auch Stressfaktoren, die auf die hier arbeitenden Menschen einwirken. Dies zu ignorieren, wäre geradezu fahrlässig. Die Arbeit und das Miteinander müssen im ersten Schritt neu erfahren und organisiert werden, damit sich im weiteren Verlauf die Ziele, die ein Unternehmen mit einer offenen Arbeitswelt verknüpft, überhaupt erst verwirklichen lassen. Hier ist aufmerksame Führung unerlässlich, um diese Prozesse konstruktiv zu unterstützen.

Eine weitere Herausforderung für heutige Führung ist, dass sich Arbeitsinhalte aufgrund der sich rasant verändernden Rahmenbedingungen und Anforderungen aus Agilität und Komplexität immer mehr in Richtung kreativer, anspruchsvoller Wissensarbeit entwickeln. Es ist deshalb unerlässlich, dass Führungskräften und Mitarbeitern bewusst ist, dass dies andere Herangehensweisen an die Arbeit erfordert.

Dazu gehört auch die Kenntnis darüber, welche Umgebungskomponenten das Neue Arbeiten fördern oder sogar erst ermöglichen: Welche Räume eignen sich für produktive Teamarbeit, welche für konzentrierte Einzelarbeit, welches Umfeld ist für kreative Prozesse sinnvoll? Für die Mitarbeiterführung: Welche Art von Vertraulichkeit oder professioneller Distanz braucht ein Führungsgespräch im individuellen Fall, und welchen Raum wähle ich hierfür?

In meinen Coachings und Trainings erlebe ich bei den Führungskräften einige „Aha-Effekte“, wenn ihnen die hohe Bedeutung des Raums für ihre Wirksamkeit bewusst wird.

IAFOB:
Direkte Kommunikation ohne Barrieren ist eines der Elemente einer offenen BüroArbeitswelt. Es soll eine Atmosphäre geschaffen werden, die die Energie des intensiven Erfahrungsaustausches aller Mitarbeitenden nutzt. Wie kann die Führungskraft dazu beitragen?

SEVIRA P. LANDSBERG:
Führungskräfte stehen in der Verantwortung, für diese neue Art der Kommunikation mit gutem Beispiel voranzugehen: indem sie selbst in der Fläche präsent sind, Erfahrungsaustausche initiieren und Mitarbeiter gezielt und gleichzeitig achtsam ansprechen. Sie müssen sich darüber bewusst sein, dass dabei viel Umsicht erforderlich ist.

Die neue barrierefreie Kommunikation birgt die Gefahr, dass Arbeitsprozesse ständig unterbrochen werden und Mitarbeiter sich gestört oder kontrolliert fühlen – mit unerwünschten Nebenwirkungen in Form von steigenden Fehlerquoten und erhöhtem Stresslevel. Wesentlich ist deshalb unter anderem, Rücksichtnahme zu üben und auf eine angemessene Lautstärke beim Sprechen zu achten.

Zu einer guten Atmosphäre aktiv beizutragen, ist ein weiteres Schlüsselthema, denn Stimmung ist viel schneller ansteckend in einer offenen Arbeitswelt, als hinter geschlossenen Bürotüren. Auch nonverbale Kommunikation hat hier deutlichere Auswirkungen – wer gestresst und mit gesenktem Kopf über die Fläche geht, produziert „dicke Luft“ allein über seine Körpersprache.

Auf Führungskräfte kommt also die sicherlich ungewohnte Rolle eines „Atmosphärenmanagers“ zu: Es geht darum, präsent zu sein – ohne jedoch übergriffig einzuwirken – und eine insgesamt umsichtige, konstruktive Gesprächskultur zu fördern. Hier nimmt die Führungskraft eine zentrale Vorbildrolle ein. Direkte Kommunikation ohne Barrieren will also gelernt sein! Doch wenn sie durch die Führungskraft und Mitarbeitenden gut verinnerlicht ist, wird sie ihre Wirkung kraftvoll entfalten.

IAFOB:
Führungskräfte müssen heute Wertschöpfer, Innovatoren, Netzwerker und Dienstleister am Mitarbeiter sein. Wie können sie diese Rolle wahrnehmen? Was müssen sie mitbringen, was lernen?

SEVIRA P. LANDSBERG:
Für viele erfahrene Führungskräfte, die ich in Workshops und Coaching begleite, erscheinen die neuen Rollenanforderungen geradezu utopisch. Ihre Führungsrolle verändert sich ja auch dadurch, dass Expertenwissen künftig immer weniger bei ihnen liegt. Dies kann sich zur größten Herausforderung entwickeln, wenn sie dies als Macht- oder Statusverlust erleben.

Statusdenken, wie es in vielen Führungskulturen etabliert ist, muss sich jedoch radikal ändern, damit neue Führungsrollen überhaupt wirksam werden können. Viele Führungskräfte fühlen sich in der Übergangsphase entmachtet und orientierungslos. Dies mag auch daran liegen, dass ihnen „Blaupausen“ und realistische Vorbilder für die neuen Rollen fehlen – sie müssen sich quasi selbst neu erschaffen!

Berücksichtigt man diese Gegebenheiten, so braucht es für einen so tiefgreifenden Wandel der Führungsrolle vor allem Zeit, Akzeptanz, Empathie und eine hierarchieübergreifend konstruktive Feedback-Kultur, um die von der Umwälzung betroffenen Menschen nicht zu verlieren.

Erst wenn Akzeptanz und Offenheit erkennbar sind, können die neuen Rollen wirksam erschlossen werden: Mut und Bereitschaft, die Zukunft gestalten zu wollen, sind zentrale Voraussetzungen für Neues Führen. Um diesen gerecht zu werden, müssen Führungskräfte aller Ebenen vor allem auch gut zuhören können. Sie müssen Ermöglicher und Potenzialentfalter sein und auch das situative Führungshandwerk beherrschen. Ergebnisoffenes Ausprobieren, Reflexion und eine ständige Lernbereitschaft sind ebenso wichtig. Moderne Führungskräfte brauchen mehr denn je ein gutes Moderationsvermögen, um hoch kompetente interdisziplinäre Teams wirksam zu steuern.

Relativ neu für viele Führungskräfte ist die Fähigkeit der lateralen Führung – also Führung auf „Augenhöhe“. Sie müssen dafür nicht nur führen, sondern auch folgen können – in einem Projekt sind sie selbst Führender, im anderen Fall folgen sie dem Experten als beratender Unterstützer.

IAFOB:
Die Akzeptanz einer offenen BüroArbeitswelt durch die Mitarbeitenden hat viel mit der Unternehmenskultur, die in einem Unternehmen gelebt wird, zu tun. Ändert das “neue Führungsverhalten” die Kultur oder müssen erst die Defizite der alten Unternehmenskultur beseitigt werden?

SEVIRA P. LANDSBERG:
Die neue, offene Arbeitswelt macht die bestehende Unternehmenskultur mit ihren vielschichtigen Merkmalen in jedem Fall deutlicher sichtbar. Sicherlich ist es sinnvoll, offensichtliche Defizite frühzeitig zu thematisieren und zu bearbeiten. Doch kulturelle Aspekte wirken subtil, sind in ihren Ursachen oft schwer zu identifizieren und selten „per Ansage“ wirksam auszuräumen. Auch Führungskräften muss bewusst sein, dass sie Teil dieser Kultur sind.

Aus meiner Erfahrung in der Begleitung von Kulturwandel in Unternehmen ist dies ein längerer Prozess, der auch davon lebt, die Kulturveränderung auf mehreren Ebenen zu vollziehen. Dafür braucht es eine hierarchieübergreifend verbindende Kommunikation, die glaubwürdig vermittelt, warum der Wandel wichtig ist, welche Entscheidungsfreiräume dafür bereit stehen und welche Richtung eingeschlagen wird.

Es muss bewusst werden, dass nicht allein die Führungskräfte für Kulturwandel zuständig/verantwortlich sind, sondern alle Mitarbeitenden im Unternehmen – alle prägen die Kultur! Wichtig erscheint mir auch, dass das neue Führungsverhalten beständig – und nicht beliebig – mit viel Sozialkompetenz gelebt wird, so dass es eine klare Orientierung darstellt.

Dies lässt sich nicht durch einmalige Veränderungsimpulse bewerkstelligen, sondern braucht professionelle Begleitung und Coaching über einen längeren Zeitraum. Außerdem ist eine passende Personalpolitik unerlässlich. Denn es gilt, im Recruiting genau die Menschentypen zu finden, die nicht gegen innere Widerstände, sondern mit Freude und Begeisterung in einem Umfeld einer neuen Unternehmenskultur arbeiten möchten.

Trend zu konzentrierter Einzelarbeit: Konzentration ist Kommunikation mit sich selbst

Laptop Notizbuch iafob deutschland

Neue Ideen entstehen entweder durch Anregungen und Austausch mit anderen oder durch konzentrierte Denkarbeit – durch Kommunikation mit sich selbst.

Für Unternehmen ist es wichtig, ablenkungsfreies Nachdenken zu ermöglichen und gleichzeitig Zusammenarbeit und Wissensaustausch zu unterstützen. Dazu müssen die richtigen Räume zur Verfügung stehen, die diese Prozesse zulassen und fördern.

Aber sich ganz auf eine Sache zu fokussieren ist im Arbeitsalltag fast unmöglich geworden. Denn Rückzugsräume für Einzelarbeit zu schaffen haben Unternehmen lange vernachlässigt. Stattdessen wurden verstärkt offene Flächen geschaffen, die den Kontakt und die Kommunikation mit anderen förderten.

Doch es zeigt sich ein starker Trend zur Rückbesinnung und Wiederentdeckung eines vernachlässigten Arbeitsmodus: der konzentrierten Einzelarbeit.

Ausgelöst wurde der Trend 2016 durch den amerikanischen Informatik-Professor Cal Newport, der viele Jahre am Massachusetts Institute of Technology (MIT) tätig war. Er schrieb das viel beachtete Buch „Deep Work“, in dem er anhand vieler Bespiele aufzeigt, wie essentiell wichtig fokussiertes Arbeiten für die Erledigung einer Aufgabe ist. Seine durch zahlreiche Studien der experimentellen Psychologie belegten Erkenntnisse sind inzwischen auch in Deutschland aufgegriffen worden und werden u.a. bei Daimler und BMW diskutiert.

Prof. Dr. Hartmut Schulze, Mitglied im flexible.office.network. berichtet, dass Novartis darüber nachdenkt, in seinem Bürokonzept eine Veränderung zugunsten von Rückzugsräumen vorzunehmen. Auch bei der ERSTE Group Bank in Wien denkt man, nach Aussage von Michael Werner, Head of Real Estate Projects, darüber nach, in dem als mustergültig anzusehenden und von den Mitarbeitenden akzeptierten Multi-Space-Konzept, die in der offenen Fläche angesiedelten Arbeitsplätze für individuelles Arbeiten räumlich abzutrennen.

Die Swisscom in Bern ist diesen Schritt bereits gegangen. Sie hat in einem geschlossenen Raum Einzelarbeitsplätze eingerichtet. An der geschlossenen Tür hängen die Spielregeln für die Benutzung, Spielregeln, die jede Störung ausschließen sollen. Sandro Zimmermann, ebenfalls Mitglied im flexible.office.network. berichtet, dass diese Arbeitsplätze intensiv genutzt werden und damit zur hohen Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit ihrer einzigartig gestalteten Multi-Space-Fläche beitragen.

Der US-amerikanische Möbelhersteller Haworth hat in einer Studie in seiner Firmenzentrale in Michigan untersucht, wie stark unterschiedliche Arten von Räumen ausgelastet sind. Die Einzelräume, in denn die Mitarbeitenden konzentriert und ungestört arbeiten konnten, waren am häufigsten besetzt (Handelsblatt, 15.05.2018).

Doch was sind die Gründe für diese Rückbesinnung auf konzentriertes Arbeiten?

Wir reden heute von Wissensarbeitern, wenn wir von Mitarbeitenden im Büro sprechen. Es ist schwer zu definieren, was ein Wissensarbeiter eigentlich genau macht. Doch eines ist sicher: Es sind nicht nur die (zufälligen) Begegnungen im Open Space, die im Vorübergehen neue Ideen erbringen, sondern auch die vertiefte Bearbeitung des errungenen Wissens. Dabei stellt ständige Ablenkung heute das Hindernis Nummer eins für vertieftes Arbeiten dar. Lärm in Open Spaces, parallele Kommunikationskanäle und ein steter Strom neuer Informationen führen dazu, sich nicht mehr konzentrieren zu können.

“Auf allen Kanälen ‚on’ sein führt zur digitalen Erschöpfung”, schreibt Markus Albers, Journalist und Mitgründer von Rethink und Neuwork, in seinem aktuellen Buch „Digitale Erschöpfung“. “Viele wichtige Tätigkeiten beruhen nicht auf Kollaboration, sondern auf Introspektion. Es ist der vielleicht schwierigste Kampf in der neuen Arbeitswelt: das Bedürfnis nach Ungestörtheit und nach Alleinsein zu verteidigen.”

Trennen wir doch das Bestreben, Ideen durch (zufällige) Begegnungen zu erhalten von dem Vorhaben des konzentrierten Verarbeitens einer Idee. Versuchen wir doch jede Performance einzeln zu optimieren, statt sie miteinander zu einem Gemisch zu vermengen, das beiden Zielsetzungen im Weg steht. Das heißt: Wir brauchen sowohl „Coworking“ als als „Deep Work“, um effizient zu arbeiten und optimale Ergebnisse zu erzielen.

Jetzt anmelden: „Die neue Lust am Arbeiten – Flexibel und innovativ mit Cowork und Deep Work“ am 22. November 2018 in Bern

PostParc Bern iafob Jahrestagung 2018

Wie sollte Arbeits- und Führungskultur in Zeiten von New Work aussehen? Was können Unternehmen tun, um die Kreativität und Innovationsfähigkeit ihrer Mitarbeitenden zu fördern? Und wie sollten Büros gestaltet sein, um der digitalen Arbeitswelt von morgen gerecht zu werden? Diese und weitere Fragen diskutieren Experten aus Wirtschaft und Wissenschaft auf der Jahrestagung 2018 des Instituts für Arbeitsforschung und Organisationsberatung (iafob deutschland) am 22. November 2018 in Bern.

„Ziel der Jahrestagung ist es, Experten aus Theorie und Praxis der Arbeitsorganisation zusammenzubringen, um überbetrieblichen Wissens- und Erfahrungsaustausch zu ermöglichen und neue Impulse für die tägliche Arbeit zu erhalten“, so Dieter Boch, Gründer und Geschäftsführer des iafob deutschland. „Human-Ressources-Verantwortliche, Facility Manager und Führungskräfte diskutieren in Bern mit angesehenen Wissenschaftlern aus Deutschland und der Schweiz sowie innovativen Gründern und Einrichtungs-Spezialisten.“

Zu den Referenten zählen unter anderem Prof. Dr. Heike Bruch, Direktorin des Instituts für Führung und Personalmanagement an der Universität St. Gallen, Jonas Lindemann, CEO des Co-Working- und Kreativzentrums Hafven, Prof. Dr. Thomas Rigotti, Professor für Arbeits-, Organisations- und Wirtschaftspsychologie an der Johannes Gutenberg-Universität Mainz, Prof. Dr. Hartmut Schulze, Institutsleiter für Kooperationsforschung und -entwicklung an der Fachhochschule Nordwestschweiz und Sevira P. Landsberg, zertifizierte Trainerin für Führungs- und Kommunikationskultur und 2016 von FOCUS und XING als „Top-Coach“ ausgezeichnet.

Die iafob-Jahrestagung findet im InOne, dem neuen Coworking-Space der Swisscom AG im PostParc Bern statt. Direkt am Hauptbahnhof der Schweizer Hauptstadt bietet das InOne auf 600 Quadratmetern eine transparente, offene und kommunikationsfördernde Fläche, die frei gestaltbar ist – optimal für die iafob-Jahrestagung, die diesmal im Barcamp-Format stattfindet. Vorträge, Workshops und offene Sessions wechseln sich ab. Teilnehmer haben die Möglichkeit, neben dem feststehenden Programm eigene Themen vorzuschlagen und umzusetzen.

Als Partner unterstützen das Planungs- und Einrichtungsunternehmen designfunktion, die Swisscom AG und das flexible office netzwerk (f.o.n.) die iafob-Jahrestagung. Medienpartner sind das Wirtschaftsmagazin „brand eins“, die Schweizer HR-Fachzeitschrift „Persorama“, der vdf Hochschulverlag an der ETH Zürich sowie die Konradin Mediengruppe.

Als Partner unterstützen das Planungs- und Einrichtungsunternehmen designfunktion, die Swisscom AG und das flexible office netzwerk (f.o.n.) die iafob-Jahrestagung. Medienpartner sind das Wirtschaftsmagazin „brand eins“, die Schweizer HR-Fachzeitschrift „Persorama“, der vdf Hochschulverlag an der ETH Zürich sowie die Konradin Mediengruppe.

Über die Jahrestagung:

Jahrestagung 2018 des Instituts für Arbeitsforschung und Organisationsberatung
„Die neue Lust am Arbeiten – Flexibel und innovativ mit Cowork und Deep Work“
Wann: 22. November 2018, 9.00 bis 17.15 Uhr
Wo: Bern, Coworking-Fläche InOne im PostParc Bern (Swisscom AG)
Programm und Anmeldung

Jetzt anmelden: “Die neue Lust am Arbeiten – Flexibel und innovativ mit Cowork und Deep Work” am 22. November 2018 in Bern

PostParc Bern iafob Jahrestagung 2018

Sonthofen. Wie sollte Arbeits- und Führungskultur in Zeiten von New Work aussehen? Was können Unternehmen tun, um die Kreativität und Innovationsfähigkeit ihrer Mitarbeitenden zu fördern? Und wie sollten Büros gestaltet sein, um der digitalen Arbeitswelt von morgen gerecht zu werden? Diese und weitere Fragen diskutieren Experten aus Wirtschaft und Wissenschaft auf der Jahrestagung 2018 des Instituts für Arbeitsforschung und Organisationsberatung (iafob deutschland) am 22. November 2018 in Bern.

“Ziel der Jahrestagung ist es, Experten aus Theorie und Praxis der Arbeitsorganisation zusammenzubringen, um überbetrieblichen Wissens- und Erfahrungsaustausch zu ermöglichen und neue Impulse für die tägliche Arbeit zu erhalten”, so Dieter Boch, Gründer und Geschäftsführer des iafob deutschland. “Human-Ressources-Verantwortliche, Facility Manager und Führungskräfte diskutieren in Bern mit angesehenen Wissenschaftlern aus Deutschland und der Schweiz sowie innovativen Gründern und Einrichtungs-Spezialisten.”

Zu den Referenten zählen unter anderem Prof. Dr. Heike Bruch, Direktorin des Instituts für Führung und Personalmanagement an der Universität St. Gallen, Jonas Lindemann, CEO des Co-Working- und Kreativzentrums Hafven, Prof. Dr. Thomas Rigotti, Professor für Arbeits-, Organisations- und Wirtschaftspsychologie an der Johannes Gutenberg-Universität Mainz, Prof. Dr. Hartmut Schulze, Institutsleiter für Kooperationsforschung und -entwicklung an der Fachhochschule Nordwestschweiz und Sevira P. Landsberg, zertifizierte Trainerin für Führungs- und Kommunikationskultur und 2016 von FOCUS und XING als “Top-Coach” ausgezeichnet.

Die iafob-Jahrestagung findet im InOne, dem neuen Coworking-Space der Swisscom AG im PostParc Bern statt. Direkt am Hauptbahnhof der Schweizer Hauptstadt bietet das InOne auf 600 Quadratmetern eine transparente, offene und kommunikationsfördernde Fläche, die frei gestaltbar ist – optimal für die iafob-Jahrestagung, die diesmal im Barcamp-Format stattfindet. Vorträge, Workshops und offene Sessions wechseln sich ab. Teilnehmer haben die Möglichkeit, neben dem feststehenden Programm eigene Themen vorzuschlagen und umzusetzen.

Als Partner unterstützen das Planungs- und Einrichtungsunternehmen designfunktion, die Swisscom AG und das flexible office netzwerk (f.o.n.) die iafob-Jahrestagung. Medienpartner sind das Wirtschaftsmagazin “brand eins”, die Schweizer HR-Fachzeitschrift “Persorama”, der vdf Hochschulverlag an der ETH Zürich sowie die Konradin Mediengruppe.

Über die Jahrestagung:

Jahrestagung 2018 des Instituts für Arbeitsforschung und Organisationsberatung “Die neue Lust am Arbeiten – Flexibel und innovativ mit Cowork und Deep Work”

Wann: 22. November 2018, 9.00 bis 17.15 Uhr

Wo: Bern, Coworking-Fläche InOne im PostParc Bern (Swisscom AG)

Programm und Anmeldung

Über das iafob deutschland:

Das Institut für Arbeitsforschung und Organisationsberatung (iafob deutschland) ist ein Beratungsinstitut, das sich ganzheitlich mit der Gestaltung der Büro-Arbeitswelt auseinandersetzt. Über seine Arbeitsschwerpunkte ist es mit dem Institut für Arbeitsforschung und Organisationsberatung in Zürich verbunden, das 1997 von Prof. Dr. Dr. h. c. Eberhard Ulich, dem emeritierten Direktor des Instituts für Arbeitspsychologie an der ETH Zürich, gegründet wurde. Das iafob deutschland ist eine Netzwerkorganisation, die mit erfahrenen Netzwerkpartnern bundesweit Projekte bearbeitet und Unternehmen rund um die Arbeits-, Lern- und Führungskultur sowie Gestaltung von Arbeitsräumen berät.

Pressekontakt:

Institut für Arbeitsforschung und Organisationsberatung GmbH iafob
deutschland
Dieter Boch, Gründer und Geschäftsführer
Bergstr. 14
87527 Sonthofen
E-Mail: dieter.boch@3.75.202.234
Telefon: +49 8321 7873 070
www.3.75.202.234

Clean Desk: Endlich mehr Ordnung im Büro oder das Ende des kreativen Chaos?

Clean Desk Schreibtisch Accenture Berlin

Papierstapel, Aktenordner, private Erinnerungsstücke – manch ein Schreibtisch ähnelt einem undurchdringlichen Dschungel, einem illustren Sammelsurium aus Dingen, die sich über lange Zeit angesammelt haben. Daher setzen immer mehr Unternehmen auf die „Clean Desk“-Policy. Doch was gilt es dabei zu beachten?

Zunächst einmal sollten Unternehmen klären, was „Clean Desk“ aus ihrer Sicht bedeutet:

Muss der Schreibtisch frei sein von

  • Papier
  • Büromaterial
  • Desktop
  • Telefon
  • oder allem?

Wann muss der Schreibtisch frei sein

  • bei Verlassen des Schreibtisches für x Stunden
  • bei Verlassen des Arbeitsraums am Abend- wenn der Arbeitsraum nicht abschließbar ist?

Wie verhält es sich bei Projektarbeits-, bei Meeting-Räumen, welche Regeln gelten dort?

Die Antworten hängen davon ab, welche Clean-Desk Policy ein Unternehmen verfolgen möchte, welches Arbeitsplatzkonzept und welche Zielsetzung dahinter stehen.

Die Durchsetzung einer „Clean Desk“-Policy funktioniert nur mit knallharter Konsequenz und vor allem nur dann, wenn für alle dieselben Regeln gelten.

1. Im nonterritorialen Büro, in dem weniger Arbeitsplätze ausgewiesen sind, als Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt sind, muss der Arbeitsplatz komplett beim Verlassen freigeräumt werden. Denn es ist schlicht eine Voraussetzung dafür, dass die Mitarbeiter aufgabenbezogen mehrere Arbeitsplätze nutzen können. Welche Regeln gelten, sollte durch die Betroffenen festgelegt werden.

2. Für Vertraulichkeit und Datenschutz ist Clean Desk ebenfalls eine der notwendigen Maßnahmen. Was nicht offen auf dem Schreibtisch rumliegt oder auch direkt im PC eingesehen werden kann, das kann von den Kollegen und vom eventuellen Publikumsverkehr nicht eingesehen werden. Diese Anforderung ist unabhängig vom Arbeitsplatzkonzept.

3. Um Verwaltungskosten einzusparen und Prozesse effizienter zu gestalten, wird häufig ein Dokumentenmanagement- bzw. auch Workflow-System eingeführt. In dieser Situation dient die „Clean Desk“-Policy als „Controlling-Instrument“, mit der auch die eigene Arbeitstechnik oder die Selbstorganisation verbessert werden kann.

4. Das „Ambiente“ des Büros bestimmt über das Sich-Wohlfühlen am Arbeitsplatz. Beim Betreten eines Raumes machen wir uns bereits „ein Bild“ von seinen „Bewohnern“, ihrem Geschmack, ihrem Alter, ihrer Stellung, bevor auch nur das erste Wort gesprochen wurde. Das Ambiente „erzählt“ von den Einstellungen und Visionen eines Unternehmens. Mitarbeiter stufen ihr Unternehmen nach dem ein, was sie um sich herum wahrnehmen können, und Führungskräfte wirken an ihrem Arbeitsplatz so, wie ihr Raum eben wirkt. Büros werden zu Markenzeichen des Unternehmens und Clean Desk kann dazu beitragen.

5. Die Papierstapel erinnern an Unerledigtes – und sorgen für schlechtes Gewissen. Das ist selbst für ordentliche Menschen eine Herausforderung. Dabei hat ein (auf-)geräumter Arbeitsplatz Vorteile. Unaufgeräumte Schreibtische und Desktops können die Aufmerksamkeit beeinträchtigen. Aktuell zu bearbeitende Aufgaben liegen neben mittel- oder langfristigen Projekten – und die unbearbeiteten Aufgaben rufen sich dadurch immer wieder ins Gedächtnis. Das lenkt nicht nur die Aufmerksamkeit immer wieder vom Aktuellen ab, sondern macht dem Mitarbeiter auch ein schlechtes Gewissen.