Rückzugsräume für Einzelarbeit zu schaffen haben Unternehmen lange vernachlässigt. Stattdessen wurden verstärkt offene Flächen geschaffen, die den Kontakt und die Kommunikation mit anderen förderten.
Doch warum geschah das?
Mehr als drei Viertel der Wertschöpfung wird in Deutschland an Büro-Arbeitsplätzen erbracht. Das Büro ist der Produktivitätsstandort der Zukunft und Produktivität im Büro ist in erster Linie Innovation, da Standard-Arbeitsprozesse weitgehend digitalisiert sind. Bisher wurden Büroflächen jedoch nicht ausreichend als Triebfeder für Innovationen genutzt. Es galt also, die Büro-Arbeit durch gestaltende Bedingungen innovationsfreudiger zu machen.
Harrison Owen, hatte 1985 eine Studie veröffentlicht, nach der die Teilnehmer einer Konferenz die Pausengespräche als den effizientesten Bestandteil der gesamten Konferenz beurteilten. Daraus entwickelte Owen die Open-Space-Technologie zur Strukturierung von Konferenzen.
Das Ziel von Open Space: eine Atmosphäre zu schaffen, die die Energie des intensiven Erfahrungsaustausches auf ein Thema kanalisiert und nutzt. Dadurch werden Freiräume für neue, innovative Ideen geschaffen, um Ansätze zur Lösung von Problemen zu entwickeln.
Am Massachusetts Institute of Technology (MIT) wurden bis in die 90er Jahre des vergangenen Jahrhunderts aus Platzgründen Wissenschaftler aus verschiedenen Fakultäten räumlich nah beieinander angesiedelt, die sich dort immer wieder unbeabsichtigt auf den Fluren trafen. Es war eine Zeit großer technologischer Erfindungen. Berichte aus dem MIT zeigten, dass sich diese nützlichen Innovationen aus der zufälligen Begegnung von Menschen auf den Fluren entwickelten. Daraus erwuchs die Idee, die Begegnungsmöglichkeiten zu verbessern. Die Open-Space-Konferenz-Technologie wurde zur Open-Space-Raumgestaltung.
Den Rückzug planen! Aber wie?
Die meisten Veröffentlichungen, die darüber berichteten, unterschlugen aber, dass es im MIT neben der zufälligen Begegnung auf dem Flur oder in Gemeinschaftsbereichen auch immer den Rückzugsbereich – das einzelne Büro – gab.
In den 2000er Jahren wurden am MIT alle Türen der Einzelbüros zum Flur hin mit einem Extra-Schallschutz versehen. Die Professoren am MIT wollten nicht einen Open-Space-Arbeitsplatz, sondern immer die Möglichkeit, sich zurückzuziehen, sich zu fokussieren.
Sind nun Einzelbüros die einzige Lösung, ungestört von Lärm und Ablenkung, fokussiert zu arbeiten? „Nein“, sagt Jonas Lindemann im Interview mit iafob deutschland. Denn es gäbe kaum pauschale Antworten auf die Frage der idealen Umgebung von Deep Work. “Für einige ist an einem Tag ein belebtes Café der ideale Ort, um an einem wissenschaftlichen Text zu schreiben und am nächsten Tag eine ‚Museumsatmosphäre’ absolut passend. Unsere Lösung ist es also, möglichst viele Zonen anzubieten, die jederzeit für eine spontane Nutzung zur Verfügung stehen.”
Mitarbeiter, die mit ihrer Arbeitsumgebung sehr zufrieden sind, zeigen sich sehr engagiert. Umgekehrt erweisen sich mit ihrer Arbeitsumgebung sehr unzufriedene Beschäftigte als am wenigsten engagiert. Dies ergab der Global Report von Steelcase bereits im März 2016. Am zufriedensten waren die Mitarbeiter, die die Möglichkeit hatten, sich ungestört zurückzuziehen und die Arbeitsumgebung je nach anstehender Aufgabe frei wählen zu können.
Doch Rückzugsräume für konzentriertes Arbeiten fehlen. Nur 44 Prozent der Mitarbeitenden können sich für konzentriertes Arbeiten zurückziehen.
Warum ist Rückzug so wichtig? Und wie sollte er gestaltet sein?
In seinem vielbeachteten Buch “Deep Work” berichtet Cal Newport über ein Experiment des Psychologen Stephen Kaplan im Jahre 2008 an der Ann Arbor University of Michigan. Zwei Gruppen hatten eine konzentrationsintensive Aufgabe zu lösen. Beide Gruppen mussten die Arbeit unterbrechen und eine Pause machen. Die eine Gruppe musste auf einem Waldweg spazieren gehen, die andere machte den Spaziergang durch das lebhafte Stadtzentrum.
Ergebnis: Die Naturgruppe erbrachte bis zu 20 Prozent bessere Leistungen. Dieses Resultat blieb auch bestehen, als dieselben Personen in einem zweiten Experiment die Örtlichkeiten tauschten. Es waren also nicht die Menschen, die die Leistung bestimmten, sondern die Umgebung des “Pausenraums”.
Das Experiment bestätigte die Attention Restoration Theory (ART), wonach die Umgebung – insbesondere eine reizarme, naturnahe Umgebung – die Konzentrationsfähigkeit stärkt. Auszeiten füllen also die Energiereserven, die insbesondere bei der Aufmerksamkeit endlich sind, wieder auf.
Dina Andersen, die bei der Jahrestagung des iafob deutschland 2018 einen Workshop zu Cowork und Deep Work moderiert, hat in einem Projekt der Allianz in München verschiedene Lösungen zum Auffüllen der Energiereserven aufgezeigt.
Zum einen sind in den “Market Places” sogenannte “Caves” gegeben, die die wichtige Möglichkeit zum Rückzug, zur Rekreation bieten. Auch eine “Drop-Out-Zone” wurde ermöglicht, in die man sich zu Recherchezwecken zurückziehen kann. Zum anderen gibt es eine “Park Zone“, eine ruhige weitläufige Rekreations- und Ruhezone, die die Anmutung einer Waldlichtung hat. Insbesondere diese Zone soll helfen, zur Ruhe und zum Auftanken zu kommen, indem man die Natur in den Raum holt.
Diese Lösung hatte auch vor Jahren schon das Unternehmen Bw Bekleidungsmanagement – Mitglied im flexible.office.network. – gewählt. Es gestaltete in einem Teamraum die Wand mit einem Foto der Schweizer Alpen sowie den Arbeitstisch als grüne Wiese und ummantelte die Lampen mit einer Echtgrasverkleidung.
Den Rückzug durch die Mitarbeitenden mitgestalten lassen, nicht vorschreiben.
„Arbeitnehmer, die ihre Büroeinrichtung kontrollieren, arbeiten zufriedener“, sagte Elisabeth Arnold, Vorstandsmitglied im Verband der Betriebsärzte, schon 2011 in der FAZ. Ideen einreichen können steht an dritter Stelle der Partizipationswünsche der Mitarbeiter (Studie von Jennifer Konkol, 2010).
Sandro Zimmermann von der Swisscom AG, der schon im letzten Newsletter über Rückzugsräume berichtet hatte, schreibt dazu: “Swisscom arbeitet seit 2007 schweizweit in Multi-Space-Konzepten. Zu Beginn kannten wir als Rückzugsräume sogenannte Fokusräume, die von einer Person genutzt werden konnten – oftmals als Einzelraumbüro einen ganzen Tag lang. Nachdem die Verfügbarkeit der Fokusräume in den großen Bürogebäuden immer mehr abnahm, entschied man sich, größere Räume mit bis zu 15 Arbeitsplätzen für konzentriertes Arbeiten einzurichten. Zu Beginn waren diese Räume als Bibliothek ausgestaltet, heute eher mit flexiblen einfachen Arbeitsplatzmodulen, die den Mitarbeitenden etwas Abstand und Privatsphäre bieten.”
Unternehmen sollten also Rückzugsmöglichkeiten auf Grundlage der Wünsche und Ansprüche von Mitarbeitenden entwickeln lassen. Menschen sind soziale Wesen und arbeiten ist eine soziale Aktivität. Das gilt auch für fokussiertes, konzentriertes Arbeiten. Jeder der schon mal eine Universitätsbibliothek besucht hat und sieht, wieviele dort ruhig aber nicht allein lernen, weiß, dass konzentrierte Tätigkeit in der Gemeinschaft “ansteckend” und nützlich ist.
Fazit
Trennen wir doch das Bestreben, Ideen durch (zufällige) Begegnungen zu erhalten von dem Vorhaben des konzentrierten Verarbeitens einer Idee. Versuchen wir doch jede Performance einzeln zu optimieren, statt sie miteinander zu einem Gemisch zu vermengen, das beiden Zielsetzungen im Weg steht.
Das heißt: Wir brauchen sowohl „Coworking“ als auch „Deep Work“, um effizient zu arbeiten und optimale Ergebnisse zu erzielen.